Studievereniging Röntgenius (hierna: "Röntgenius", "wij" of "ons") hecht waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten jij hebt. Deze verklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.
Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via rontgenius@inholland.nl. Verzoeken tot inzage, correctie, verwijdering of beperking van verwerking dienen eveneens via dit e-mailadres te worden ingediend.
1. Wie is verwerkingsverantwoordelijke?
Verwerkingsverantwoordelijke is Studievereniging Röntgenius, de studievereniging van de MBRT-opleiding aan Inholland Haarlem, gevestigd te Haarlem, Nederland.
Contact: rontgenius@inholland.nl
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
- Identificatie- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer
- Studiegegevens: startjaar studie, studentnummer
- Accountgegevens: gebruikersnaam/e-mail, versleuteld wachtwoord, rol, accountstatus, datum van registratie
- Communicatiegegevens: berichten die je ons stuurt via het contactformulier of per e-mail
- Activiteitengegevens: inschrijvingen voor evenementen, annuleringen, wachtlijststatus en eventuele betaalstatus indien van toepassing
- Technische gegevens: sessiegegevens, IP-adres en browsergegevens die nodig zijn voor beveiliging en werking van de website
Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, tenzij jij die vrijwillig aan ons verstrekt in een bericht. Vermijd het delen van gevoelige gegevens via onze website.
3. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
- Het aanmaken en beheren van je lidmaatschap en gebruikersaccount
- Het verifiëren van je e-mailadres en het beoordelen van je registratie
- Het organiseren van activiteiten, inschrijvingen, wachtlijsten en deelnemersadministratie
- Het afhandelen van betalingen en betalingsverplichtingen voor betaalde activiteiten
- Het versturen van serviceberichten, bijvoorbeeld bevestigingen of wijzigingen rond activiteiten
- Het beantwoorden van vragen en afhandelen van verzoeken, waaronder opzegging of verwijdering
- Het beveiligen van onze website, het voorkomen van misbruik en het naleven van wettelijke verplichtingen
4. Op welke grondslag verwerken wij gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:
- Uitvoering van een overeenkomst: voor lidmaatschap, accountbeheer en deelname aan activiteiten
- Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, fraudepreventie en het verbeteren van onze dienstverlening, waarbij wij jouw belangen afwegen
- Wettelijke verplichting: indien wij gegevens moeten bewaren of verstrekken op grond van toepasselijk recht
- Toestemming: voor zover wij die apart van jou vragen, bijvoorbeeld bij optionele communicatie
5. Met wie delen wij gegevens?
Wij verkopen jouw gegevens niet aan derden. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bijvoorbeeld met:
- Hosting- en e-mailproviders die namens ons technische diensten leveren
- Bestuursleden en door ons aangewezen vrijwilligers, voor zover nodig voor leden- of activiteitenbeheer
- Externe partijen die activiteiten mede organiseren, uitsluitend voor zover nodig voor uitvoering van die activiteit
Met verwerkers sluiten wij waar nodig verwerkersovereenkomsten. Gegevens worden in principe binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen conform de AVG.
6. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.
- Account- en lidmaatschapsgegevens: zolang je lid bent en daarna maximaal 12 maanden, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist
- Activiteitengegevens: zolang nodig voor administratie, afhandeling van betalingen en aansprakelijkheidsbeperking
- Contactberichten: maximaal 24 maanden na afhandeling, tenzij het dossier langer relevant is
- Technische loggegevens: maximaal 90 dagen, tenzij nodig voor onderzoek naar incidenten
- Beveiligingslogs (inlogpogingen, rate limits, beheeracties): maximaal 90 dagen; geen wachtwoorden of berichtinhoud, wel IP-adres en beperkte browserinfo voor fraude- en misbruikdetectie
Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij gegevens, tenzij wij die nog nodig hebben op grond van de wet.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging. Denk aan versleutelde wachtwoorden, beperkte toegang voor beheerders, beveiligde verbindingen waar mogelijk, logging van beveiligingsgebeurtenissen en periodieke evaluatie van onze maatregelen.
Geen enkele methode van opslag of verzending via internet is volledig veilig. Wij kunnen daarom geen absolute veiligheid garanderen, maar wij streven ernaar het risico zoveel mogelijk te beperken.
8. Cookies
Onze website gebruikt uitsluitend functionele cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn voor het functioneren van de website, zoals sessiecookies voor inloggen en beveiliging. Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies zonder aparte toestemming.
Meer informatie vind je in onze cookiebanner. Functionele cookies kun je alleen uitschakelen door je browserinstellingen aan te passen, maar dan werken sommige onderdelen van de website mogelijk niet meer.
9. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten, voor zover de wet daarvoor ruimte biedt:
- Recht op inzage in jouw persoonsgegevens
- Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens
- Recht op verwijdering van gegevens
- Recht op beperking van de verwerking
- Recht op dataportabiliteit van gegevens die je ons hebt verstrekt
- Recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
- Recht om toestemming in te trekken, indien verwerking op toestemming is gebaseerd
Verzoeken tot uitoefening van deze rechten, evenals verzoeken tot opzegging van lidmaatschap of verwijdering van je account en gegevens, dienen schriftelijk te worden ingediend via rontgenius@inholland.nl. Wij reageren uiterlijk binnen één maand, of informeren je indien extra tijd nodig is.
Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen je identiteit te verifiëren. Wij kunnen een verzoek gedeeltelijk of geheel afwijzen indien wij daartoe wettelijk bevoegd zijn, bijvoorbeeld wanneer gegevens nodig zijn voor lopende betalingsverplichties of wettelijke administratie.
10. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten over jou die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die juridische gevolgen voor jou hebben of je in aanmerkelijke mate treffen.
11. Minderjarigen
Onze diensten zijn bedoeld voor studenten van de MBRT-opleiding. Indien je jonger bent dan 16 jaar, mag je alleen een account aanmaken met toestemming van je ouder of voogd. Neem bij twijfel contact met ons op.
12. Klacht bij de toezichthouder
Ben je van mening dat wij niet correct omgaan met jouw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op via rontgenius@inholland.nl. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
13. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving of onze dienstverlening. De meest recente versie staat op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij leden waar passend via de website of per e-mail.
14. Overige documenten
Lees ook onze algemene voorwaarden voor regels rond lidmaatschap, activiteiten, betalingen en opzegging.